Erfolgsgeschichte
Das ganze Jahr auf einem Bildschirm: Wie die Privatpraxis Dr. Ahlers Notfalldienste, Praxistage und Workations plant
Facharzt, Praxisinhaber, Notfalldienste, Weiterbildung, Podcast, Workations, Familie: Bei Dr. med. Joachim Ahlers aus Zürich muss in einem Jahr sehr viel zusammenpassen. Sein AnnuCal-Jahresplaner führt dafür über fünfzehn Kalender auf einem Bildschirm - vom Dienstplan bis zu den Schulferien - und ein zweites Szenario nur für die Planung der Notdienste des nächsten Jahres.
Über den Kunden
- Standort
- Zürich Seefeld, Schweiz
- Schwerpunkt
- Fitness, Vitalstoffe und Mikronährstoffe, internationales Infusionszentrum
- Patienten
- Unternehmer, Selbstständige, High Performer, Sportler
- Leitung
- Dr. med. Joachim Ahlers, Facharzt für Allgemeine Innere Medizin, Master in Medical Administration
- Team
- 1-10 Mitarbeitende
- AnnuCal
- Pro, seit Oktober 2025
- Kalender im Jahresplaner
- Notfalldienste (vier Dienstkalender), Praxis, Weiterbildung, Meetings, Workation, Familienurlaub, Ferien des Teams, Feiertage Kanton Zürich, Schulferien, persönliche Feiertagskalender, Events & Besuche, Geburtstage
- Szenarien
- Laufendes Jahr · Planung Notdienste · Vorplanung Folgejahr
- Website
- dr-ahlers.com
Die Ausgangslage
Eine Privatpraxis mit kleinem Team lebt davon, dass klar ist, wann der Arzt da ist. Bei Joachim Ahlers kommt vieles dazu, was das Praxisjahr prägt, ohne im Praxisalltag zu stecken: Notfalldienste, die übers Jahr verteilt geleistet werden, Weiterbildungen und Meetings, Workations, in denen er aus der Ferne arbeitet, geplante Podcast-Aufnahmen - und eine Familie mit Schulferien, Urlauben und festen Terminen, um die sich all das herum organisieren muss.
Das Problem war nie, dass Termine fehlten. Sie standen alle im Kalender - im Alltag arbeitet Dr. Ahlers mit Outlook. Das Problem war die Perspektive: Ein Wochen- oder Monatskalender beantwortet „Was ist morgen?“ hervorragend. Die Fragen, die für die Führung einer Praxis zählen, beantwortet er nicht:
- Wie verteilen sich meine Dienste über das Jahr - wo häufen sie sich, wo ist Luft?
- An welchen Tagen bin ich in der Praxis, welche Wochen sind durch Ferien, Feiertage oder Weiterbildung ohnehin gesetzt?
- Wo passt eine Workation hin, ohne mit Diensten, Praxiswochen, Schulferien oder Aufnahmeterminen zu kollidieren?
„Idealerweise war es mein Ziel, sowohl private als auch geschäftliche Termine frühzeitig zu blockieren und genügend Freiräume zu schaffen. Trotz meiner eher workaholischen Natur möchte ich meiner Familie Zeit für gemeinsame Abende sowie eine langfristige Ferien- und Familienplanung ermöglichen.“
Dr. med. Joachim Ahlers
Die Lösung
In AnnuCal liegt das Jahr von Dr. Ahlers als Stapel farbiger Schichten in einer Ansicht. Über fünfzehn Kalender lassen sich einzeln ein- und ausblenden - jeder für einen Bereich, jeder in seiner Farbe. So entsteht ein Bild, das ein Terminkalender nicht liefern kann.
Zuerst das Feste.
Feiertage des Kantons Zürich, Schulferien und persönliche Feiertagskalender liegen als Grundschicht im Jahr. Sie sind nicht verhandelbar - und weil sie sichtbar sind, wird um sie herum geplant statt gegen sie.
Dann die Dienste.
Die Notfalldienste folgen einem festen System: Primär- und Sekundärarzt, jeweils im Tag- oder Nachtdienst. Daraus ergeben sich vier Dienstkalender, die jeden Dienst als Tag im Jahr markieren. Für die Diensteinteilung des Folgejahres nutzt Dr. Ahlers ein eigenes Szenario („Planung Notdienste“): eine leere Jahresseite, auf der die Dienste zuerst allein verteilt werden, bevor sie ins volle Jahr wandern.
Dann die Praxis.
Die Anwesenheitstage in Zürich Seefeld bilden den Grundrhythmus - Team und Terminvergabe sehen früh, in welchen Wochen die Praxis voll besetzt ist. Weiterbildungen und Meetings liegen daneben, Ferien des Teams sind als eigener Kalender sichtbar.
Dann das, was passen muss.
Workations werden dorthin gelegt, wo im Jahresbild Platz ist - erkennbar zwischen Dienstblöcken, Praxiswochen und Familienurlaub, nicht in Konkurrenz dazu. Auch künftige Podcast-Aufnahmen finden so ihren Platz.
Privates und Geschäftliches in einem Bild.
Familienurlaub, Events und Besuche, Geburtstage und freie Zeit für die Familie liegen als eigene Kalender im selben Jahr. Nichts wird vermischt, aber alles ist gleichzeitig sichtbar - und genau das macht es möglich, Freiräume aktiv zu blockieren, statt zu hoffen, dass sie übrig bleiben.
Und das nächste Jahr schon im Blick.
In einem weiteren Szenario ist das Folgejahr bereits angelegt: Schulferien, Feiertage, Familienurlaub - die Grundschicht steht, bevor das Jahr beginnt.
„Im Alltag nutze ich Outlook. Allerdings fehlt dort eine wirklich gute Jahresübersicht. Zwar könnte ich mir mit SharePoint etwas Ähnliches selbst aufbauen, aber eure Lösung gefällt mir bereits sehr gut.“
Dr. med. Joachim AhlersDas Ergebnis
Was sich verändert hat, ist weniger eine Zahl als eine Sicherheit: Entscheidungen über das Jahr - wann Dienste, wann Workations, wann Weiterbildung, wann Praxis, wann Familie - fallen mit Blick aufs Ganze und nicht mehr Woche für Woche.
- Überblick statt Blättern: Dienste, Praxistage, Workations und Familienzeit sind zusammen sichtbar und gegeneinander lesbar.
- Freiräume werden geplant, nicht erhofft: Private und geschäftliche Blöcke stehen früh im Jahr - was frei bleiben soll, ist genauso gesetzt wie das, was stattfindet.
- Planung in Etappen: Dienste in ihrem eigenen Szenario verteilen, dann ins volle Jahr übernehmen, dann das Folgejahr vorbereiten.
- Ein Bild für alle Rollen: Arzt, Unternehmer, Podcaster, Familienmensch - ein Jahr, eine Seite.
Und der nächste Schritt ist klar benannt: Dr. Ahlers wünscht sich eine direkte Synchronisation mit Outlook, damit die manuelle Pflege der Einträge entfällt - eine Anbindung an die gängigen Kalender steht bei AnnuCal auf der Roadmap.
„Wer eine Praxis nicht nur führt, sondern auch plant, dem fehlt genau diese Jahresansicht. Für mich ist sie der Baustein zwischen Kalender und Praxissoftware.“
Dr. med. Joachim AhlersAnnuCal ist ein Jahresplaner, der beliebig viele Kalender in einer Jahresansicht übereinanderlegt und mehrere Szenarien nebeneinander erlaubt - für Praxen, Teams und Selbstständige, die das ganze Jahr auf einer Seite sehen wollen. Time-First Planning: erst das Jahr, dann die Woche.