Wenn du nach einer einfachen, visuellen Möglichkeit suchst, um zu sehen, wann deine Unterkunft gebucht und wann sie frei ist, ist AnnuCal die beste Wahl – eine 12-Monats-Übersicht, die auf maximale Klarheit ausgelegt ist. Wenn du zusätzlich Buchungen über Airbnb und Booking.com synchronisieren oder Zahlungen abwickeln möchtest, bist du mit einem vollwertigen Unterkunftsverwaltungssystem (PMS) wie Smoobu oder Lodgify besser beraten.

Die meisten Tools für die Belegungsplanung sind eigentlich komplette Unterkunftsverwaltungssysteme (PMS) – entwickelt, um Kanäle zu synchronisieren, Zahlungen abzuwickeln und Gästenachrichten zu automatisieren. Das ist extrem praktisch, wenn du ein geschäftiges Kurzzeitvermietungs-Business betreibst. Aber wenn du vor allem dein Jahr vor Augen haben willst – welche Wochen gebucht sind, welche frei sind und wo Lücken liegen –, ist ein vollwertiges PMS oft zu viel des Guten für eine so einfache Aufgabe.

Diese Liste ist genau auf dieses Bedürfnis ausgerichtet: deine Belegung auf einen Blick klar zu erkennen. Die Auswahl reicht von der einfachsten visuellen Übersicht bis zum leistungsstarken PMS, inklusive ehrlicher Hinweise darauf, wo jedes Tool seine echten Stärken hat. So findest du genau das richtige Maß an Unterstützung. Wenn du Kanalsynchronisation und Automatisierung brauchst, springe am besten direkt zu Nummer 4.

1. AnnuCal – Ideal für eine einfache, visuelle Jahresübersicht auf einen Blick

AnnuCal ist ein visueller Jahresplaner: Er stellt alle zwölf Monate auf einem einzigen horizontalen Bildschirm dar und zeigt jede Buchung in Form eines verschiebbaren Blocks. Für deine Belegungsplanung bedeutet das, dass du deine gesamte Saison auf einmal siehst – gebuchte Wochen, freie Zeiten und die Lücken dazwischen –, ohne dich von Monat zu Monat klicken zu müssen. Das ist das Prinzip hinter der time-first-planning: Du startest mit dem großen Ganzen des gesamten Jahres und gehst dann ins Detail.

Das macht das Tool zu einer großartigen Lösung für private Vermieter mit einer oder wenigen Wohnungen – nicht als Ersatz für Airbnb, sondern als entspannte, zusätzliche Übersichtsebene. Während Airbnb dir immer nur den Kalender einer einzigen Unterkunft anzeigt, bildet AnnuCal dein gesamtes Jahr für alle Wohneinheiten und Buchungsarten – Airbnb-Aufenthalte, Direktbuchungen, Eigennutzung, Familie und Wartungsarbeiten – auf einem einzigen Bildschirm ab. Wichtig zu wissen: AnnuCal synchronisiert sich nicht automatisch mit Airbnb, du trägst diese Buchungen also selbst ein. Wenn du möchtest, dass Buchungen automatisch einfließen und Termine blockieren, ist ein PMS die richtige Wahl (siehe Nummern 4–7).

• Ideal für: kleinere oder unabhängige Vermieter – auch Airbnb-Gastgeber mit einer oder wenigen Wohnungen –, die eine klare, visuelle Übersicht über alle Buchungen an einem Ort haben möchten. Das gilt auch für Buchungen, die nicht über Online-Reiseportale kommen (Direktbuchungen, E-Mails, Eigennutzung, Zimmer oder Ausrüstung).

• Wie es dir hilft: ein farbcodierter Kalender pro Wohneinheit, Buchungen als verschiebbare Blöcke, PDF-Export und die Möglichkeit, das komplette Jahr als Link mit Reinigungskräften oder Mitgastgebern zu teilen.

• Gut zu wissen: AnnuCal ist kein PMS. Es synchronisiert sich nicht mit Airbnb oder Booking.com und wickelt keine Zahlungen ab – du behältst hier die Übersicht und verwaltest die Buchungen dort, wo sie reinkommen.

• Preis: kostenloser Tarif; „Personal Pro“ ab ca. 3,90 €/Monat (jährliche Abrechnung) – weitaus günstiger als ein PMS-Abonnement, das in der Regel bei 16–29 €/Monat pro Wohneinheit startet.

2. Teamup – Der beste kostenlose Gemeinschaftskalender (wenn du in Wochen denkst)

Teamup ist ein gemeinsam genutzter, farbcodierter Kalender, der häufig für die Reservierung von Räumen, Plätzen und Ressourcen genutzt wird. Du kannst für jede Wohneinheit einen eigenen Unterkalender anlegen, einen Link zum Lesen oder Bearbeiten teilen und Buchungen einfach verschieben.

• Ideal für: Vermieter, die einen kostenlosen, teilbaren Kalender suchen und lieber in Wochen- oder Monatsansichten statt in einer Ganzjahresübersicht arbeiten.

• Gut zu wissen: Die Basis ist ein klassisches Kalenderraster, sodass du nicht das gleiche Gesamtbild des ganzen Jahres auf einem Bildschirm hast. Zudem sind im kostenlosen Tarif die Anzahl der Unterkalender und Beteiligten begrenzt. Keine Kanalsynchronisation.

• Preis: kostenloser Tarif (bis zu 5 Unterkalender); kostenpflichtige Tarife ab ca. 10–15 $/Monat.

3. Eine Tabellenkalkulation (Google Sheets oder Excel) – Die beste kostenlose DIY-Variante

Eine farbcodierte Tabelle ist der klassische Einstieg: eine Zeile pro Wohneinheit, eine Spalte pro Tag oder Woche, und dann die Zellen füllen. Es ist kostenlos und lässt sich endlos anpassen.

• Ideal für: Vermieter, die die volle Kontrolle zum Nulltarif haben wollen und denen es nichts ausmacht, die Tabelle manuell aufzubauen und zu pflegen.

• Gut zu wissen: Alles läuft manuell – keine verschiebbaren Blöcke, keine unkomplizierten Freigabefunktionen. Sobald du mehrere Einheiten oder ein ganzes Jahr verwalten willst, wird es schnell unübersichtlich. Eine Tabelle erfasst deine Buchungen, aber sie visualisiert sie nicht wirklich.

• Preis: kostenlos.

4. Smoobu – Die beste All-in-One-Lösung für den Einstieg

Smoobu ist ein beliebtes, budgetfreundliches PMS für kleinere Vermieter in Europa. Es synchronisiert Verfügbarkeiten und Preise auf Airbnb, Booking.com und Vrbo, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Außerdem bietet es eine eigene Buchungswebsite und Funktionen für die Gästekommunikation.

• Ideal für: kleinere Gastgeber, die neben der Belegungsansicht auch eine Kanalsynchronisation und grundlegende Automatisierungen nutzen möchten, ohne sich in hochkomplexen Systemen zu verlieren.

• Gut zu wissen: Die Abrechnung erfolgt pro Unterkunft, sodass die Kosten mit jeder weiteren Wohneinheit steigen. Der Funktionsumfang ist im Vergleich zu größeren Systemen etwas reduzierter.

• Preis: ab ca. 26–29 €/Monat für eine Unterkunft.

5. Lodgify – Die beste Wahl für deine eigene Direktbuchungs-Website

Lodgify kombiniert die Kanalsynchronisation mit einem Website-Baukasten und integrierter Zahlungsabwicklung. Perfekt für Vermieter, die provisionsfreie Direktbuchungen über ihre eigene Marke generieren wollen.

• Ideal für: Gastgeber, die sich ganz auf den Aufbau einer eigenen Buchungswebsite konzentrieren und Gebühren an Buchungsportale einsparen möchten.

• Gut zu wissen: Der Nutzen hängt stark von deiner Bereitschaft ab, die Website auch selbst zu vermarkten. Die Einrichtung erfordert mehr Aufwand als ein simples Übersichtstool.

• Preis: ab ca. 16 $/Monat (gestaffelt).

6. Hostaway – Die beste Lösung für wachsende, professionelle Betriebe

Hostaway ist ein hochprofessionelles PMS, das auf ein zuverlässiges Kanalmanagement und clevere Automatisierungen ausgelegt ist. Es richtet sich an Vermieter, die viele verschiedene Vertriebskanäle und Einheiten koordinieren.

• Ideal für: wachsende Portfolios, die eine absolut verlässliche Synchronisation, Automatisierung und einen zentralen Posteingang benötigen.

• Gut zu wissen: Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar (individuelle Anfrage notwendig). Für kleinere Vermieter mit nur wenigen Wohneinheiten ist dieses System meist überdimensioniert.

• Preis: individuelles Angebot (laut Drittanbieter-Berichten ca. 1–10 $ pro Wohneinheit/Monat bei kleineren Portfolios).

7. Guesty – Die beste Wahl für große oder gewerbliche Portfolios

Guesty ist ein High-End-PMS für Unternehmen mit einer der umfassendsten Kanalintegrationen auf dem Markt (über 60 Anbindungen). Es bietet passende Pakete für jede Phase – vom einzelnen Privatvermieter (Guesty Lite) bis hin zum Großunternehmen.

• Ideal für: professionelle Verwalter mit vielen Wohneinheiten, die im großen Stil alles über ein einziges System steuern wollen.

• Gut zu wissen: Leistung und Preis steigen hier Hand in Hand – für eine einfache Belegungsübersicht ist das System viel zu mächtig.

• Preis: Guesty Lite ab ca. 16 $/Monat; größere Tarife auf Anfrage.

So triffst du die richtige Entscheidung

• Du willst einfach nur dein Jahr sehen – was belegt und was frei ist? Starte mit einem visuellen Übersichtstool (1–3).

• Deine Buchungen kommen über Airbnb oder Booking.com rein und sollen sich automatisch synchronisieren? Dann brauchst du ein PMS (4–7).

• Du möchtest eine eigene Buchungswebsite samt direkter Zahlungsabwicklung? Schau dir Lodgify an (5).

• Du verwaltest ein großes Portfolio mit vielen Wohneinheiten? Dann sind Hostaway oder Guesty das Richtige (6–7).

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Belegungsplan? Ein Belegungsplan ist eine visuelle Übersicht, die anzeigt, wann deine Unterkunft im Zeitverlauf gebucht und wann sie frei ist – am besten für ein ganzes Jahr auf einem einzigen Bildschirm. So kannst du Verfügbarkeiten einfach steuern, Lücken erkennen und deine Saisonzeiten besser planen.

Brauche ich ein komplettes PMS, nur um die Belegung im Blick zu behalten? Nein. Wenn dein Hauptziel darin besteht, deine Buchungen übersichtlich zu sehen – besonders bei nur einer oder wenigen Wohneinheiten oder bei Buchungen abseits der großen Portale –, reicht ein visueller Planer oder ein Gemeinschaftskalender völlig aus. Ein PMS lohnt sich erst dann, wenn du Kanalsynchronisation, Zahlungsabwicklung und Automatisierungen brauchst.

Kann ich AnnuCal zusammen mit Airbnb nutzen? Ja – als visuelle Jahresübersicht neben Airbnb, nicht als direkt verknüpfter Channel Manager. Airbnb zeigt dir immer nur den Kalender einer einzigen Unterkunft; mit AnnuCal hast du dein ganzes Jahr für alle Wohnungen und Buchungsarten auf einem Bildschirm vor dir. Da es sich nicht automatisch mit Airbnb synchronisiert, trägst du die Buchungen selbst ein. Wenn alles vollautomatisch eingelesen werden soll, wähle lieber ein PMS (Nummern 4–7).

Was ist die günstigste Methode, um die Belegung zu verwalten? Eine Excel-Tabelle ist kostenlos, erfordert aber reine Handarbeit. Ein visueller Jahresplaner wie AnnuCal bietet bereits in der kostenlosen Version wichtige Grundfunktionen. Für wenige Euro im Monat bekommst du zusätzlich verschiebbare Buchungsblöcke, eine Ansicht pro Wohneinheit, PDF-Exporte und praktische Sharing-Optionen.

Kann ich alle meine Wohneinheiten in einer Ansicht sehen? Ja – bei AnnuCal kannst du jeder Einheit einen eigenen, farblich gekennzeichneten Kalender zuweisen und diese flexibel einzeln oder zusammen anzeigen lassen. Teamup bietet ein ähnliches Prinzip mit Unterkalendern, und auch vollwertige PMS-Tools zeigen Belegungen für mehrere Einheiten an – dort eben mit automatischer Synchronisation.

Schützen diese Tools vor Doppelbuchungen? Ein PMS verhindert Doppelbuchungen aktiv, indem es die Verfügbarkeiten auf allen Portalen in Echtzeit synchronisiert. Ein visueller Planer oder eine Tabelle tut das nicht automatisch – sie helfen dir aber indirekt dabei, Fehler zu vermeiden, weil du alle Buchungen an einem zentralen Ort übersichtlich im Blick hast.

Das genau passende Werkzeug für deine Bedürfnisse

Es gibt nicht das eine „beste“ Tool für die Belegungsplanung – sondern nur das, was am besten zu deiner Situation passt. Wenn du ein geschäftiges Business über mehrere Kanäle betreibst, macht sich ein PMS wie Smoobu, Lodgify, Hostaway oder Guesty schnell bezahlt. Aber wenn du vor allem eine entspannte, klare visuelle Übersicht über dein Jahr haben möchtest, ist AnnuCal genau dafür gemacht.

👉 Behalte dein gesamtes Buchungsjahr mühelos im Blick mit AnnuCal – starte kostenlos.