Wenn du eine einfache, visuelle Möglichkeit suchst, um zu sehen, wann deine Unterkunft belegt und wann sie frei ist, ist AnnuCal die beste Wahl – eine 12-Monats-Übersicht, die für absolute Klarheit sorgt. Wenn du zusätzlich Buchungen über Airbnb und Booking.com synchronisieren oder Zahlungen abwickeln möchtest, ist ein vollwertiges Unterkunftsverwaltungssystem wie Smoobu oder Lodgify besser für dich geeignet.

Die meisten Tools für die Belegungsplanung sind in Wahrheit umfassende Unterkunftsverwaltungssysteme (PMS) – entwickelt, um Buchungskanäle zu synchronisieren, Zahlungen abzuwickeln und die Kommunikation mit Gästen zu automatisieren. Das ist enorm hilfreich, wenn du ein aktives Kurzzeitvermietungsgeschäft betreibst. Wenn du jedoch vor allem dein Jahr sehen möchtest – welche Wochen gebucht sind, welche frei sind und wo Lücken liegen –, ist ein vollwertiges PMS oft zu viel des Guten für eine eigentlich einfache Aufgabe.

Diese Liste ist genau für diesen speziellen Bedarf zusammengestellt: deine Belegung auf einen Blick klar zu sehen. Sie reicht von der einfachsten visuellen Übersicht bis zum leistungsstärksten PMS, mit ehrlichen Hinweisen darauf, wo welches Tool seine Stärken hat – damit du genau das richtige Maß an Unterstützung findest. Wenn du Kanalsynchronisation und Automatisierung brauchst, kannst du direkt zu Nummer 4 springen.

1. AnnuCal – Am besten für das ganze Jahr auf einen Blick

AnnuCal ist ein visueller Jahresplaner: Er zeigt alle zwölf Monate auf einem einzigen horizontalen Bildschirm und stellt jede Buchung als verschiebbaren Block dar. Für deine Belegungsplanung bedeutet das, dass du deine gesamte Saison auf einmal siehst – gebuchte Wochen, freie Zeiten und die Lücken dazwischen –, ohne dich von Monat zu Monat klicken zu müssen. Das ist die Idee hinter dem Ansatz „Die Zeit zuerst planen“: Du startest mit der Struktur des gesamten Jahres und gehst dann ins Detail.

Das macht es zu einer idealen Lösung für private Gastgeber mit einer oder wenigen Wohnungen – nicht als Ersatz für Airbnb, sondern als ruhige, übersichtliche Ebene daneben. Airbnb zeigt dir immer nur den Kalender eines einzelnen Inserats; in AnnuCal siehst du dein ganzes Jahr über alle Einheiten und Buchungsarten hinweg auf einem einzigen Bildschirm – egal ob Airbnb-Buchung, Direktbuchung, Eigennutzung, Familie oder Instandhaltung. Ein Punkt sollte jedoch klar sein: AnnuCal synchronisiert sich nicht automatisch mit Airbnb, du trägst diese Buchungen also selbst ein. Wenn du möchtest, dass Buchungen automatisch einfließen und Daten blockieren, ist ein PMS das Richtige für dich (siehe Nummern 4 bis 7).

• Besonders geeignet für: kleinere oder unabhängige Gastgeber – auch Airbnb-Hosts mit einer oder wenigen Wohnungen –, die eine klare visuelle Übersicht über alle Buchungen an einem Ort suchen. Dazu gehören auch Buchungen, die nicht über ein Buchungsportal reinkommen (Direktbuchungen, E-Mails, Eigennutzung, Zimmer oder Ausrüstung).

• So hilft es dir: ein farbcodierter Kalender pro Einheit, Buchungen als verschiebbare Blöcke, PDF-Export und die Möglichkeit, das gesamte Jahr als Link mit Reinigungskräften oder Mitgastgebern zu teilen.

• Bitte beachten: AnnuCal ist kein PMS. Es synchronisiert sich nicht mit Airbnb oder Booking.com und wickelt keine Zahlungen ab – du behältst hier die Übersicht und verwaltest die Buchungen dort, wo sie eingehen.

• Preis: kostenfreie Version; Personal Pro ab ca. 3,90 € pro Monat (bei jährlicher Abrechnung) – weit günstiger als ein PMS-Abonnement, das typischerweise bei 16 bis 29 € pro Monat pro Einheit startet.

2. Teamup – Am besten als kostenloser geteilter Kalender (wenn du in Wochen denkst)

Teamup ist ein gemeinsamer, farbcodierter Kalender, der häufig für die Buchung von Räumen, Plätzen und Ressourcen genutzt wird. Du kannst für jede Wohneinheit einen eigenen Unterkalender erstellen, einen Link zum Lesen oder Bearbeiten teilen und Buchungen einfach verschieben.

• Besonders geeignet für: Gastgeber, die einen kostenlosen, teilbaren Kalender suchen und gut mit Wochen- oder Monatsansichten anstelle einer Ganzjahresübersicht arbeiten können.

• Bitte beachten: Der Aufbau basiert auf einem klassischen Kalendergitter, sodass du nicht die typische Ganzjahresansicht auf einem Bildschirm hast. In der kostenlosen Version ist zudem die Anzahl der Unterkalender und Personen begrenzt. Keine Kanalsynchronisation.

• Preis: kostenfreie Version (bis zu 5 Unterkalender); bezahlte Tarife ab ca. 10 bis 15 $ pro Monat.

3. Eine Tabellenkalkulation (Google Sheets oder Excel) – Die beste kostenlose DIY-Variante

Eine farbcodierte Tabelle ist der klassische Startpunkt: eine Zeile pro Wohneinheit, eine Spalte pro Tag oder Woche, und dann die Felder ausfüllen. Es kostet nichts und lässt sich unendlich anpassen.

• Besonders geeignet für: Gastgeber, die die volle Kontrolle zum Nulltarif wollen und kein Problem damit haben, die Tabelle von Hand aufzubauen und zu pflegen.

• Bitte beachten: Alles läuft manuell – es gibt keine beweglichen Buchungsblöcke, keine direkten Teilungsfunktionen, und es wird schnell unübersichtlich, sobald du mehrere Einheiten oder ein ganzes Jahr erfassen willst. Eine Tabelle erfasst deine Buchungen zwar, aber sie visualisiert sie nicht wirklich.

• Preis: kostenlos.

4. Smoobu – Am besten für den einfachen All-in-One-Einstieg

Smoobu ist ein beliebtes und bezahlbares PMS für kleinere Gastgeber im europäischen Raum. Es synchronisiert Verfügbarkeiten und Preise auf Airbnb, Booking.com und Vrbo, um Doppelbuchungen zu vermeiden, und bietet zudem eine eigene Buchungswebsite sowie automatisierte Gästenachrichten.

• Besonders geeignet für: kleinere Gastgeber, die neben ihrer Belegungsübersicht eine Kanalsynchronisation und grundlegende Automatisierungen suchen, ohne sich in ein hochkomplexes System einarbeiten zu müssen.

• Bitte beachten: Die Abrechnung erfolgt pro Unterkunft, sodass die Kosten mit jeder Einheit steigen. Zudem ist der Funktionsumfang im Vergleich zu größeren Systemen etwas solider, aber schlichter gehalten.

• Preis: ab ca. 26 bis 29 € pro Monat für ein Objekt.

5. Lodgify – Am besten für die eigene Direktbuchungs-Website

Lodgify verbindet die Kanalsynchronisation mit einem Website-Baukasten und integrierter Zahlungsabwicklung. Es richtet sich besonders an Gastgeber, die provisionsfreie Direktbuchungen über ihre eigene Marke aufbauen möchten.

• Besonders geeignet für: Gastgeber, die sich darauf konzentrieren wollen, eine eigene Buchungsseite aufzubauen und die Gebühren der großen Buchungsportale zu senken.

• Bitte beachten: Der Nutzen steht und fällt damit, ob du bereit bist, Zeit in das Marketing für deine Website zu stecken – der Einrichtungsaufwand ist spürbar höher als bei einem einfachen Übersichtstool.

• Preis: ab ca. 16 $ pro Monat (gestaffelte Preise).

6. Hostaway – Am besten für wachsende, professionelle Vermietungen

Hostaway ist ein professionelles PMS, das auf ein zuverlässiges Channel-Management und tiefgehende Automatisierung setzt – ideal für Betreiber, die viele verschiedene Kanäle und Einheiten koordinieren.

• Besonders geeignet für: wachsende Portfolios, die eine verlässliche Synchronisation, starke Automatisierung und ein zentrales Postfach für alle Gästenachrichten benötigen.

• Bitte beachten: Die Preise sind nicht öffentlich (Preisauskunft auf Anfrage) – das System ist für kleinere Gastgeber mit nur wenigen Einheiten meist zu groß dimensioniert.

• Preis: individuelles Angebot (laut Berichten Dritter im kleineren Rahmen etwa 1 bis 10 $ pro Einheit und Monat).

7. Guesty – Am besten für große Portfolios und Profi-Anbieter

Guesty ist ein PMS für größere Unternehmen mit einer der besten Channel-Manager-Anbindungen auf dem Markt (über 60 Kanäle) und umfassenden Tools für den Großbetrieb. Es bietet verschiedene Tarife von „Guesty Lite“ für einzelne Gastgeber bis hin zu Enterprise-Lösungen.

• Besonders geeignet für: professionelle Verwalter mit vielen Wohneinheiten, die im großen Stil alles in einem einzigen System bündeln müssen.

• Bitte beachten: Leistung und Preis steigen hier Hand in Hand – das System geht weit über das hinaus, was du für eine einfache Belegungsübersicht brauchst.

• Preis: Guesty Lite ab ca. 16 $ pro Monat; höhere Tarife auf Anfrage.

So triffst du deine Entscheidung

• Du möchtest einfach nur dein Jahr sehen – belegte Zeiten, freie Zeiten und die Lücken dazwischen? Starte mit einem visuellen Übersichtstool (1–3).

• Deine Buchungen kommen über Airbnb oder Booking.com rein und sollen sich automatisch synchronisieren? Dann brauchst du ein PMS (4–7).

• Du wünschst dir eine eigene Buchungsseite und direkte Zahlungen? Schau dir Lodgify an (5).

• Du verwaltest ein großes Portfolio mit vielen Einheiten? Hostaway oder Guesty (6–7).

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Belegungsplan? Ein Belegungsplan ist eine visuelle Übersicht, die dir zeigt, wann deine Unterkunft über einen bestimmten Zeitraum gebucht und wann sie frei ist – idealerweise für ein ganzes Jahr auf einem Bildschirm. So kannst du Verfügbarkeiten steuern, Lücken erkennen und deine Saisonzeiten besser planen.

Brauche ich ein komplettes PMS, nur um die Belegung zu sehen? Nein. Wenn es dir vor allem darum geht, deine Buchungen übersichtlich vor Augen zu haben – besonders bei einer oder wenigen Einheiten oder bei Buchungen abseits der großen Portale –, reicht ein visueller Planer oder ein geteilter Kalender völlig aus. Ein PMS lohnt sich erst dann, wenn du Kanalsynchronisation, Zahlungsabwicklung und Automatisierungen brauchst.

Kann ich AnnuCal zusammen mit Airbnb nutzen? Ja, absolut – als visuellen Jahresüberblick neben Airbnb, nicht als direkt verknüpften Channel-Manager. Airbnb zeigt dir immer nur den Kalender eines einzelnen Inserats; mit AnnuCal siehst du dein ganzes Jahr über alle Wohnungen und Buchungsarten hinweg auf einem einzigen Bildschirm. Die Buchungen werden nicht automatisch importiert, du trägst deine Airbnb-Gäste also einfach selbst in deinen Plan ein. Wenn die Daten vollautomatisch einfließen und Blockierungen erstellen sollen, ist ein PMS die bessere Wahl (Nummern 4–7).

Was ist die günstigste Methode, um die Belegung zu planen? Eine Tabelle ist kostenlos, erfordert aber reine Handarbeit. Ein visueller Jahresplaner wie AnnuCal bietet eine kostenfreie Version und bringt für wenige Euro im Monat Zusatzfunktionen wie verschiebbare Buchungsblöcke, eine Übersicht pro Einheit, PDF-Exports und Freigabelinks mit sich.

Kann ich alle meine Einheiten in einer einzigen Ansicht sehen? Ja, bei AnnuCal kannst du jeder Einheit einen eigenen, farblich gekennzeichneten Kalender zuweisen und diese flexibel einzeln oder zusammen anzeigen lassen. Teamup bietet mit Unterkalendern etwas Ähnliches, und auch klassische PMS-Tools zeigen einen Mehr-Einheiten-Kalender an – dort dann direkt mit automatischer Kanalsynchronisation.

Verhindern diese Tools Doppelbuchungen? Ein PMS beugt Doppelbuchungen vor, indem es die Verfügbarkeiten auf allen Kanälen in Echtzeit abgleicht. Ein visueller Planer oder eine Tabelle synchronisiert sich nicht von allein – sie helfen dir aber, Fehler zu vermeiden, indem sie alle Buchungen an einem zentralen Ort leicht verständlich abbilden.

Das richtige Werkzeug für deine Bedürfnisse

Es gibt nicht das eine „beste“ Tool für die Belegungsplanung – nur das, welches am besten zu deiner Situation passt. Wenn du ein aktives Geschäft auf vielen Kanälen betreibst, rechnet sich ein PMS wie Smoobu, Lodgify, Hostaway oder Guesty schnell. Wenn du jedoch vor allem eine ruhige, visuelle Übersicht über dein Jahr suchst – um belegte, freie Zeiten und alles dazwischen klar vor Augen zu haben –, ist AnnuCal genau dafür gemacht.

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